为进一步做好学校基建档案工作，2014年4月3日下午，分管校领导助理巡视员谢田凯在二号行政楼第四会议室组织召开了基建档案专项协调会。相关单位（档案馆（校史馆）、基建处、国资处、审计处、计财处）的主要负责人及部分工作人员参加了会议。
会上，谢田凯助理巡视员首先以新校区一期工程建设为例，强调了完善基建档案工作的重要性，要求档案馆（校史馆）和各部门要以深入开展党的群众路线教育实践活动为契机，按照国家有关规定做好新校区扩建工程档案的收集整理工作，进一步推动学校档案事业的发展。同时要求：各部门要重视档案的完整和安全，明确分管档案工作领导和兼职档案人员，并细化责任，消除隐患，严格按照档案工作制度的要求，及时归档，认真履行职责。档案馆（校史馆）要切实搞好档案收集整理工作，以基建档案为重点，明确责任人，与各单位密切联系，做好服务和指导、协调工作。
随后，基建处马宏处长发言，他认为学校高度重视新校区二期工程建设，基建处会和档案部门加强联系，做好档案的收集整理。扩建指挥部总工办刘建浩主任（兼土木工程学院副院长）表示要积极配合档案馆（校史馆），做好相关档案归档工作，以更好地维护学校利益。国资处金春雷处长以亲身经历谈到了档案工作对学校的重要意义，学校纪委已明文规定基建档案、资料必须及时归档移交，但本部门档案收集整理存在一定困难，希望档案部门能进行专业指导。审计处周昌洪副处长发言，审计处会按学校要求做好档案的收集整理工作。财务处黄文玉老师表明，会向主要负责人转达此次会议精神，并做好财务档案保管工作。
档案馆（校史馆）余平馆长对参会的领导和工作人员表示感谢，并表明本馆会进一步梳理和完善档案工作，请各相关部门领导予以更加有力的支持和配合。
最后，谢田凯助理巡视员总结发言，强调新校区扩建工程是学校工作的重点，各部门务必要提高档案意识，相互沟通、协调，共同做好新校区扩建工程档案工作，保证基建档案完整，更好的为新校区扩建工作服务。
