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贵州大学档案工作立卷规范
发布时间:2014-06-12 浏览次数:

       

    根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《贵州省档案条例》的要求,为了做好我校档案工作,我校档案归档实行单位立卷制度,即各归档单位在向学校档案馆(校史馆)移交档案前必须按照以下规范完成立卷工作。

    第一条学校单位立卷是指各归档单位将本年度内办理完毕有保存价值的档案材料,按照立卷的方法和要求,立成案卷,定期移交给学校档案馆(校史馆)。

  第二条学校各单位要根据学校档案馆(校史馆)下发的全校各类档案材料的归档范围,并按照档案材料产生的规律和特点,在学校档案馆(校史馆)的监督、检查和指导下,由兼职档案工作人员进行立卷归档。

  第三条 校内个人在其非职务活动中形成的档案材料,可以按征集、代管、捐赠形式进行管理,可由本人在档案部门的指导下立卷,也可由学校档案馆(校史馆)在本人配合下立卷。

  第四条 兼职档案工作人员应依据本单位档案材料形成的规律、特点及归档范围,设置案卷类目、标题,将已经办理完毕的档案材料随时归入卷内,为年终调整定卷奠定基础。

    第五条 立卷归档分工
1、学校各单位按
《贵州大学各单位档案材料归档范围和档案保管期限规定(试行)》要求,负责相应门类档案的立卷,移交学校档案馆(校史馆)。

2、立卷归档涉及多个单位的大类,由一个或几个主要职能单位归口负责,其它单位密切配合进行。

3科研档案由科学技术研究院、人文社科院负责档案材料的收集、立卷,移交学校档案馆(校史馆)。

    第六条 案卷质量要求

1、各门类档案总的质量要求是:遵循档案材料形成的规律和特点,保持档案材料之间的历史联系,适当考虑和区分档案材料的不同保管价值,使案卷便于保管与利用。

2、卷内档案材料必须准确反映学校党政管理、教学、科研等活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

3、不同年度的档案材料一般不得一起立卷。但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷;跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷;总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度;预决算、统计报表等归入文件落款日期所属年度;会议文件放在开幕年度立卷;科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度;跨年度出版物归入出版年度。

4、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档,其排列顺序为:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要修改稿在后;原件在前,复制件或手抄件在后;结论性材料在前,依据性材料在后;文件处理签在前,被处理文本在后的序列装订。在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系状况下,同一年度的请示与批复、函与复函等排在一起归档,不同年度的可分别归档。排列时,上级文件集中排在本级文件之前,下级文件集中排在本级之后;同一事由文件按文件形成时间先后排序;不同事由的按不同事由文件形成时间先后排序;成套性文件可集中排序,其他文件材料按时间先后排序。

5、确定文件材料的保管价值,要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:

(1)凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管。

(2)凡反映学校一般工作活动,在长时期内对学校和社会有参考利用价值的,列为长期保管。

(3)凡在短时期内对学校工作有参考价值的,列为短期保管。

6、上级发来的文电,除少数直接针对本单位并要执行的重要文件应当永久保管外,其余多数为长期、短期保管。

7、卷内档案材料要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体档案材料按有关规定整理。

8、同一内容或项目的档案材料数量多时,可分卷(分盒),一般每卷不超过200页。当问题比较单一,文件材料较少,可立薄卷。

9、每卷档案要求在卷内的每份文件材料首页的右上方加盖有“全宗号、年度、分类号、卷号”的档号章,并逐项填写;在左上角编写件号,起始号为1,卷的最后一件是止件号。卷内档案材料无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号,起始号为1;成卷装订的,卷的最后一页为止页号;以件为单位装订的,每份文件最后一页为止号。

10、每个案卷必须按规定格式逐项填写卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改或简化,若原有题名无实质内容或无题名,要重新拟定并在前后加[]。无责任者、年、月、日的文件材料,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。

11、卷内文件材料情况说明应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上。检查人应是立卷单位的档案工作主要责任人。

12、案卷题名应简明确切、体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面,不超过50字。

13、要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹模糊的应复制与原件放在一起,不是中文的文件材料应有翻译件附后。

14、超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

   第七条 立卷方法

(一)党群、行政类档案及其余各类档案综合部分立卷方法

1、“六个特征”立卷法

是指运用分类过程中揭示出来的作者、问题、名称、时间、通讯者、单位六个具有代表意义的文件特征,从中选取二至三个特征作为文件相互组合成卷的共同点。

2、“四分四注意”立卷法

  分年度,注意文件内容针对的时间;分级别,注意本级和上下级同级机关文件之间的密切联系;分问题,注意处理好不宜按问题特征立卷的文件材料;分保管价值,注意立足本单位和维护问题的完整性。

3、“一事一卷”立卷法

以一件事或一个问题为主线来组卷,凡一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一种活动所形成的文件,均可单独组合一卷。

(二)专题性、成套性档案立卷方法

专题性、成套性档案(如教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。

   第八条  立卷归档程序

(一)初步立卷

1、学校各单位要按照立卷类目条款将需要归档的文件材料初步立成案卷。

2、整理组卷后,要按各类档案要求,依顺序录入档案管理软件系统。

(二)集中审卷

由学校档案馆(校史馆)负责进行审查,审查的主要内容如下:

1、文件是否收集齐全。

2、分类是否准确。

3、保管期限是否有差异。

4、卷内文件排列、编号是否合理。

5、整理、裱糊是否符合要求。

6、案卷题名是否简要揭示卷内文件的主要内容。

(三)调整定卷

对不符合要求的案卷,在学校档案馆(校史馆)的指导下,限期改正后重新移交。

(四)案卷整理与编目

学校档案馆(校史馆)统一填写案卷封面,编制、调整档号,数据汇总后再入库保存。

   第九条  归档时间和手续

(一)学校各单位,应在本年五月底前将上一年度形成的文件材料立卷移交学校档案馆(校史馆)。

(二)各学院、研究生院、教学部毕业生学籍档案和毕业照片(分班级),应在毕业生离校后,两个月内由各相关单位立卷移交学校档案馆(校史馆)。

(三)科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后,两个月内立卷移交学校档案馆(校史馆);全校性重大活动,应在完成后,两个月内立卷移交学校档案馆(校史馆)。

(四)移交和接收档案必须严格履行手续,填写移交清单,一式三份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。

(五)移交纸质档案时,同时移交相应电子档案。