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贵州大学人事档案管理办法
发布时间:2014-06-12 浏览次数:

   

    为了提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,更好地为学校各项工作服务,根据中共中央组织部、国家档案局发布的(组通字[1991]13号)《干部档案工作条例》和《贵州大学档案工作条例》,特制定本办法。

一、 总则

1. 人事档案工作是学校组织、人事工作的重要组成部分,也是学校档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策,是为选贤举能,知人善任,历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

2.人事档案是学校组织、人事等有关部门按照党的政策,在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料,是反映个人成长历史的凭证和依据。

3. 在人事档案管理工作中,必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度,严密保管,确保档案的完整与安全。

二、体制、任务

1.人事档案是学校档案的一个组成部分,纳入档案馆(校史馆)人事档案室集中统一管理,业务工作接受学校组织、人事部门和上级有关业务部门的检查指导。

2.档案馆(校史馆)人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定人事档案工作规章制度,负责全校教职工人事档案的接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用等。

三、收集范围与归档要求

1.为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌,档案馆(校史馆)人事档案室要经常通过有关部门收集全校教职工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的档案材料,不断充实档案内容。

2.学校组织、人事部门要建立主动送交人事档案材料的工作制度,并由组织部、人事处负责收集各单位属于归档范围的人事档案材料,在材料形成后,经组织、人事部门审查签章后送交档案馆(校史馆)人事档案室归档。

3.各单位应在材料形成1个月内移交档案馆(校史馆)存档,以保证人事档案材料的完整性、及时性。

4.收集的人事档案材料,必须经过认真的鉴别,属于归档的材料应真实准确,完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备,具有保存价值。需经组织、人事部门审查盖章或本人签字的,应在盖章签字后方能归入人事档案。

5.不属于档案范围的材料,不得擅自归档,经过鉴别,可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记,并报请组织、人事部门和档案馆(校史馆)负责人审查后,呈报分管校领导批准,由专人负责

6.人事档案材料,须统一使用16K规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

四、管理和利用

1.档案馆(校史馆)人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理,并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。档案馆(校史馆)人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案进行代管时,应按有关部门的规定收取管理费。

2.对人事档案应建立登记和统计制度,建立各类档案名册。每年检查核对一次档案,发现问题及时解决,做到档号与档案名册编号一致。

3.根据安全保密,便于查找的原则,人事档案应严密科学地保管。

4.档案库房应是坚固的,具有六防等安全设施和措施的专用档案库房,配置铁质档案柜。库房内应保持清洁,整齐和适宜的温湿度。

5.档案卷皮、目录和档案盒的样式、规格按标准制作,干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和省委组织部有关规定执行。

6.严禁任何人私自保管他人档案,人事档案干部不得保管本人和亲属的档案,不得在电话里泄露档案内容。

7.做好档案管理的各项基础工作,编制检索工具,逐步实现人事档案的现代化管理。

8.凡需从人事档案中取证或办理公证,必须由档案馆(校史馆)人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“贵州大学档案馆(校史馆)”公章,方能有效。

9.对人事档案的接收、转递必须严格手续,有案可查。查(借)阅人事档案应严格按档案馆(校史馆)制定的《贵州大学人事档案查(借)阅暂行规定》办理。

五、档案转递

1.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送,不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取,必须持组织或人事部门出具的介绍信,一般介绍不予办理。

2.转递档案时,调出人员须持有学校人事部门负责人签署的同意意见,并盖有公章的调档通知单,到人事档案室办理转递手续。如有需要,有关部门可把本人的现实表现、体检表或相关材料转入档案馆(校史馆)人事档案室,由档案馆(校史馆)人事档案室统一转递。档案转出后,逾期一个月未见对方退回回执应写信催回,以防丢失。

3.为使人事档案能够随着学校的人事变动,干部职务变动而及时调整,学校组织、人事部门应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知档案馆(校史馆)人事档案室。因商调而转出档案后,此人是否商调成功,学校组织、人事部门应及时通知档案馆(校史馆)人事档案室。如未商调成功,有关部门应在一个月以内追回档案,最多不超过三个月。

4.学校教职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等,在未收到人事处转来的转递档案通知单前,其档案仍由学校档案馆(校史馆)人事档案室保管。档案馆(校史馆)将从处理决定下达之日算起,按有关部门保管档案收费标准收取档案保管费。