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出版档案立卷归档要求
发布时间:2014-11-03 浏览次数:

   

    一、形成与积累

    出版部门兼职档案员根据《贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限规定(试行)》,做好出版物材料的收集和积累,并将形成积累的全部材料按要求整理、组卷、归档。

    二、整理组卷

    1、出版档案以出版物名称立卷,一书一刊组成一卷或数卷,期刊视情况几期一卷,注意分清年度,不可混年立卷。

    2、跨年的出版档案,放在出版物的出版年度立卷。

    3、出版档案内的原稿、清样,均须除去金属物,修补破损处。

    4、出版档案案卷标题以书籍著(译)者、书名为标题,刊物以刊名加刊期为标题。

    5、拟归档的文件材料须按要求录入“贵州大学档案网络系统”。

    三、归档验收与移交

    1、出版档案移交时间:在次年六月底前,将上年应归档的出版档案,集中向档案部门移交。

    2、移交时,交接双方应当面检查验收。不符合要求的,归档单位须整理合格后方能交接。移交卷数多的,可等档案馆核查验收完毕后再办理签收手续。

    3、移交时,须打印卷内(移交)目录一式三份,一份装盒,两份用于办理移交手续。验收合格后,由移交人、接收人在移交卷内目录上签字,双方各执一份存查,办理移交。