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基建档案立卷归档要求
发布时间:2014-11-03 浏览次数:

      

 

 

    一、形成与积累

    学校基建部门兼职档案员根据《贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限规定(试行)》,对基建项目过程中形成的有关文件材料进行收集和积累。项目结束后,将形成积累的全部基建文件材料按要求整理、组卷、归档。

    二、整理组卷

    1、基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。

    2、基建档案按工程项目组卷,一项一卷或数卷。管理性文件,归入基建综合,文件按年度排列,且排在整个项目的首卷;基建项目工程文件,归入基建工程。群体建筑按单项工程组成一卷或多卷,单项工程按文字材料在前,图纸在后组卷。

    3、综合性文件及工程项目的文字材料,一般正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后。跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度的规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度。

    4、图纸按图的类别序号排列:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构竣工图、水工图、电工图、气管图、更改图。蓝图、底图以一组有机联系的图纸为一件,以件为单元。

    5、归档的底图,格式须按国家制图标准绘制完成。归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。

    6、需要补充的文件材料,整理后应及时向档案馆移交, 若需要对已归档的文件材料进行修改,必须经所在部门主管领导的批准,否则,不得修改任何文件材料。修改时必须写出修改说明,并连同修改的文件材料一并归档。

    7、永久性保存的文件要去除金属物,并用浆糊或线装订。每件文件材料的右上角加盖档号章,并逐一填写;左上角编件号,右下角编页码。

    8、基建文件材料的归档数量:文书档案正件二份,底稿一份;项目档案一份;重要和经常使用的应酌加副本。

    9、拟归档的文件材料须按要求录入“贵州大学档案网络系统”。

    三、归档验收与移交

    1、基建档案在基建项目验收后两个月内归档

    2、工程技术人员须填写归档说明书,交基建部门分管负责人审查后,放在第一卷卷内目录之前。

    3、移交时,交接双方应当面检查验收。不符合要求的,归档单位须整理合格后方能交接。移交卷数多的,可等档案馆核查验收完毕后再办理签收手续。

    4、移交时,须打印卷内(移交)目录一式三份,一份装盒,两份用于办理移交手续。验收合格后,由移交人、接收人在移交卷内目录上签字,双方各执一份存查,办理移交。