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财务档案立卷归档要求
发布时间:2014-11-03 浏览次数:

      

    一、形成与积累

    财务部门兼职档案员根据《贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限规定(试行)》,做好财务材料的收集和积累,并将形成积累的全部财务文件材料按要求整理、组卷、归档。

 

    二、整理组卷

    1、坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则,学校财务部门及校内在银行开户的以及办有经济实体的单位,均为一个立卷部门,分别归口立卷。

    2、遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用,将归档的会计核算材料收集齐全、完整、根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量,保管期限分别整理组卷。

    3、财务部门将各种记账凭证按时间顺序整理组卷,每卷不超过200页,厚度以2cm为宜。

    4、对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷。

    5、卷内文件材料要去掉金属物,对破损材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

    6拟归档的文件材料须按要求录入“贵州大学档案网络系统”。

    三、归档验收与移交

    1、财务档案移交时间:当年财务档案,在会计年度终了后可暂行由财务部门保管三年,期满后的次年6月底前由财务部门的兼职档案员,将应归档的财务档案移交归档。

    2、移交时,交接双方应当面检查验收。不符合要求的,归档单位须整理合格后方能交接。移交卷数多的,可等档案馆核查验收完毕后再办理签收手续。

    3、移交时,须打印卷内(移交)目录一式三份,一份装盒,两份用于办理移交手续。验收合格后,由移交人、接收人在移交卷内目录上签字,双方各执一份存查,办理移交。