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科研档案立卷归档要求
发布时间:2014-11-03 浏览次数:

      

 

    一、形成与积累

    学校科研管理部门兼职档案员根据《贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限规定(试行)》,对形成的科研工作各阶段的有关文件材料进行收集和积累。课题结束后,将形成积累的全部科研文件材料按要求整理组卷。

    二、整理组卷

    1、各科研管理部门根据科研文件材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。

    2、科研档案一般按课题组卷。组卷时,根据科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,视其材料多少,组成一题一卷或一题数卷。

    3、组卷时,将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题文件、论文、专著、鉴定材料,成果申报与获奖材料,科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷,排放在研究课题全部案卷之首,其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

    4、科研管理性文件材料归档一份,科研报告底稿一份,复制稿两份,原始资料全部。

    5、科研文件材料以件为单元。整理时,须拆除案卷内的金属物,对破损的科研文件材料须进行修补。

    6、须在每份材料首页的左上角编排流水件号,右上角加盖档号章,并逐项填写;在材料首页的右下角编写起止页号,若材料未编有页码,还须在非装订线一侧的下角逐页编写页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号。

    7、拟归档的文件材料须按要求录入“贵州大学档案网络系统”。

    三、归档验收与移交

    1、科研档案在课题鉴定验收后两个月内归档。暂不申报或中断、停止的研究课题,在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

    2、移交时,交接双方应当面检查验收。不符合要求的,归档单位须整理合格后方能交接。移交卷数多的,可等档案馆核查验收完毕后再办理签收手续。

    3、移交时,须打印卷内(移交)目录一式三份,一份装盒,两份用于办理移交手续。验收合格后,由移交人、接收人在移交卷内目录上签字,双方各执一份存查,办理移交。