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教学档案立卷归档要求
发布时间:2014-11-03 浏览次数:

 

    一、形成与积累

    由各教学管理部门兼职档案员根据《贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限规定(试行)》,将档案材料收集积累,按要求定期整理、立卷。

    二、整理组卷

    1、由各教学管理部门根据教学文件形成的规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷便于利用。

    2、学生学籍档案按厚薄组卷,厚的可以一本组一卷,薄的可以多本组一卷。本专科学生成绩,按班级装袋,按学院组卷,班级多的学院可组成多卷。研究生学位档案按人组卷。

    3、文件材料一般按永久、30年、10年分别组卷。

    4、卷内材料一律拆掉金属物,分别用线装订,对破损的文件材料应进行修补。

    5、在每份材料首页的左上角编排流水件号,右上角加盖档号章,并逐项填写;在材料的右下角编写起止页号,若材料未编有页码,还须在非装订线一侧的下角逐页编写页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号。

    6、拟归档的文件材料须按要求录入“贵州大学档案网络系统”。

    三、归档验收与移交

    1、教学综合文件须在每年的5月30日前整理移交。学籍等其它教学档案归档时间,即一个学生从入学到毕业一个周期所形成的材料于当年11月以前一次性归档。

    2、移交时,交接双方应当面检查验收。不符合要求的,归档单位须整理合格后方能交接。移交卷数多的,可等档案馆核查验收完毕后再办理签收手续。

    3、移交时,须打印卷内(移交)目录一式三份,一份装盒,两份用于办理移交手续。验收合格后,由移交人、接收人在移交卷内目录上签字,双方各执一份存查,办理移交。