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文书档案立卷归档要求
发布时间:2014-11-03 浏览次数:

  

     一、立卷分工

    1、凡是学校在各类活动中形成的具有保存价值的文件等材料均属应归档的档案。

    2、以党委、学校名义的发文,由党办、校办分别归档;以各单位、各学院名义的发文,由各单位、各学院归档。

    3、党委和学校召开的代表大会、办公会等会议形成的材料,由党办或校办分别归档;职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议形成的材料,由主办单位归档。

    4、重要的人民来信来访材料由承办单位归档。

    5、各临时机构、撤销机构形成的文件材料,应由机构在撤销前做好整理工作,按要求移交学校档案馆保存,任何人不得擅自带走或销毁。

    二、收集、整理及微机录入

    1、各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律,按照《贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限规定(试行)》收集各种载体的档案材料。

    2、各立卷归档单位的兼职档案管理人员对已收集的材料进行价值鉴定,按《贵州大学档案工作立卷规范》整理组卷,并根据《贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限规定(试行)》确定案卷的保管期限。

    3、拟归档的文件材料,须拆除文件上的金属装订物和易变脆的塑料物。多页码文件材料拆除装订物后,要用浆糊粘合住该份文件的左上角(以不摭挡文件内容为宜),防止文件材料的遗失或混淆。

    4、组卷时,须在每份文件首页的右上角加盖档号章,并认真填写其中各项。档号章包括全宗号、年度号、分类号、案卷号,同一卷内每份材料的档号相同;须在每份文件首页的左上角编写件号(用铅笔编),件号为流水号,起始号为1;须在材料首页的右下角编写起止页号。若材料未编有页码,还须在非装订线一侧的下角逐页编写页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号。

    5、拟归档的文件材料须按要求录入“贵州大学档案网络系统”。

    三、归档验收与移交

    1、每年5月30日前,各学院、党群、行政、校直属部门把上年度本单位应归档的档案向学校档案馆综合档案科移交。

    2、移交时,交接双方应当面检查验收。不符合要求的,归档单位须整理合格后方能交接。移交卷数多的,可等档案馆核查验收完毕后再办理签收手续。

    3、移交时,须打印卷内(移交)目录一式三份,一份装盒,两份用于办理移交手续。验收合格后,由移交人、接收人在移交卷内目录上签字,双方各执一份存查,办理移交。