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贵州大学综合档案查(借)阅利用规定
发布时间:2014-06-12 浏览次数:

       

   为了加强档案管理,确保学校档案安全完整,充分发挥档案资料的作用,使档案查(借)阅工作规范化、制度化,特制定本规定。

一、凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围,并履行相关登记手续后,均可利用属于开放范围的档案。凡向本馆移交、捐赠档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权。

二、查(借)阅综合档案 须认真填写《贵州大学查(借)阅综合档案申请表》(档案馆(校史馆)网页上可下载),办理查(借)阅手续,方可利用。

三、开放档案利用 本校教职工持本人工作证或身份证,学生持本人学生证;外单位人员持单位介绍信及个人有效证件均可利用本馆开放的档案资料。

四、保密档案、未开放档案及跨部门档案的利用 除必须持有上述证件外,还须经有关部门同意、负责人批准,并经档案馆(校史馆)馆长审批后,方可利用。涉密档案原则上不外借,确因工作需要外借的,必须在查(借)阅事由中注明,并经学校分管校领导、保密部门和档案馆(校史馆)负责人审批方可;查阅涉密档案人员,必须是我校在册正式职工,且为中共正式党员;其复制、摘录的内容,须妥善保管,使用完毕后,必须交回档案馆(校史馆)销毁。

五、他人限制利用的科研档案 本课题组成员可凭本人证件到档案馆(校史馆)查阅;非本课题组成员,须经课题负责人或研究生导师或本人的同意并签字后方可查阅。

六、利用者如需摘抄、复印档案资料,须经档案馆(校史馆)同意。经同意后摘录、复印的档案资料,经校对并加盖档案馆(校史馆)公章后有效。

七、利用档案者应对所利用档案的保密、安全、完整负责。不得将档案内容随意转告他人。未经学校档案馆(校史馆)或有关部门同意,不得转借、擅自公布档案内容,不得随意涂改、圈画,不得拆卷、增、删档案内容或污损档案,更不能丢失。如有上述情况,将视情节轻重,依法严肃处理。

八、档案原则上不能外借,特殊情况需外借档案原件的,要办理特批手续,并严格限制借出时间,一般不超过5天,如需延长,应提前补办延期手续。

九、档案借出后,经办人员要定期催还。归还时,要当面检查无误后,方可注销外借手续;如发现有转借、损坏、丢失等现象,应登记记录并及时向馆领导汇报,根据情况,上报学校处理。

十、档案利用完毕后,利用者要将所利用的档案材料交还档案馆(校史馆)工作人员清点、检查,并按要求认真填写档案查(借)阅利用登记簿,如实填写“利用效果”。