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关于做好2016年档案归档和年鉴资料收集工作的通知
发布时间:2017-03-14 浏览次数:

关于做好2016年档案归档和年鉴资料收集工作的通知


学校各单位:
   为确保学校2016年各类档案立卷规范标准,归档工作及时有效,更好地为学校的教学、科研、管理服务。现将2016年档案归档和年鉴资料收集工作的具体事宜通知如下:
   一、归档(收集)范围
   1、档案归档范围。请各单位按照《贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限规定(试行)》执行,具体见档案馆网站“业务指导”栏。http://ar.gzu.edu.cn/s/52/t/1163/p/20/c/1036/d/10864/list.jspy
   2、年鉴资料收集范围。《贵州大学年鉴2017》涉及2016年学校各方面的工作情况,包含图片、表格、文字等内容,需各单位提供相关资料及稿件,具体内容请参照《年鉴供稿单位及主要内容》(见附件1)。
   二、归档(收集)时间
   (一)档案资料
   1、文书、外事、出版、实物类档案:2017年5月30日前移交归档。
   2、教学类档案:次年3月31日前移交归档。
   3、基建类档案:项目完成后2个月内移交归档。
   4、科研类档案:课题完成后2个月内移交归档。
   5、财会类档案:会计年度终了后可暂由财会部门保管3年,期满后的次年5月31日前移交归档。
   6、声像类档案:在完成制作后3个月内移交归档,其中2017届毕业生合影照片须按《贵州大学毕业生合影照片收集归档实施细则》(见附件2)要求整理,并在2017年7月31日前移交归档。
   7、人事类档案:在形成正式材料后的1个月内移交归档。
   8、其它门类档案:形成后及时归档。
   9、历年尚未移交的档案:整理完毕后,及时移交。
   (二)年鉴资料
   2017年5月30日前提交。
   三、具体要求
   1、请各单位充分认识档案归档、年鉴编撰工作的重要性,分管领导应督促兼职档案员及时清理文件、准备年鉴资料,将有关材料完整、准确、系统和规范地收集整理录入档案系统,并按时向档案馆移交。
   2、立卷归档须按《贵州大学档案工作立卷规范》和各门类档案归档要求执行(详见档案馆网页“档案法规”和“业务指导”)。
   3、移交的档案材料须按要求整理、装盒、录入系统。除人事档案外,其余移交的档案均要录入“贵州大学档案网络系统”,系统登录地址:http://210.40.3.24。新增单位、登录系统用户名及密码不清楚或录入过程中有疑问,均可随时与我馆综合档案室联系。
   4、综合档案移交时,须打印卷内目录一式三份(一份装入档案盒内,两份用于办理移交手续)。人事档案材料移交时,可通过档案馆网站“下载专区”下载《人事档案移交清单》一式两份,按要求填写后,办理移交手续。
   5、年鉴资料应满足以下条件:
   (1)提供的年鉴内容需全面、系统、客观、准确地反映2016年本单位的工作状况,包括改革、建设和发展过程中的重要事件、重大活动、重要任务和基本数据等。
   (2)表述上应直书单位名称,不用“我处”、“我院”等称谓;应明确说明年、月、日,不能使用“今年”、“去年”、“近几个月”等。
   (3)文字、表格均用Word格式编写。单位工作情况字数在1500-4000字(直属部门、学院、校直科研单位须控制在2000字以内);大事记应简明扼要(主要包括:时间、地点、人物、事件、结果),每条在200字以内,最多不超过500字;照片、图片应附文字说明(包括时间、地点、人物、事件)。
   (4)编写的年鉴稿件应注明单位、执笔人姓名。编写时,可参照近几年出版的《贵州大学年鉴》,也可向我馆编辑人员咨询。
   (5)各单位提交的年鉴资料也属归档材料,须录入档案管理系统,上传电子数据,并与单位档案一同移交。
   四、联系与咨询
   1、QQ群号:87669151
   2、综合档案
   电话:88292159   联系人:刘敏  李洪波  汤润雪
   3、人事档案
   电话:88292277   联系人:戴玲
   4、年鉴资料及声像、实物档案
   电话:88291292   联系人:姚红  黄凯  赵财霞

   附件1: 年鉴供稿单位及主要内容.xlsx      

       2: 贵州大学毕业生合影照片收集归档实施细则.doc

                             

                                                  贵州大学档案馆(校史馆)

                                                    二〇一七年三月十四日