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综合档案数据安全保密暂行规定
发布时间:2014-06-11 浏览次数:

一、建立档案信息数据安全保障机制,完善安全管理办法。确定专人负责档案数据的管理工作,档案数据收集、整理、校核、录入等工作由学校专兼职档案人员负责,档案数据的发布、管理、维护等工作由档案系统管理人员负责,档案网站建设、维护等工作由学校网络中心专业人员协助完成。

二、加强档案信息网络安全管理,做好档案数据识别和鉴别。对涉密电子文件进行加密处理。请网络中心技术人员帮助进行防病毒技术处理,确保档案数据安全、保密。

三、制定档案备份及存放制度,确保档案信息安全。档案数据采用多套备份制度,以确保档案数据的完整、准确、可读、安全。一是不定期备份,根据每年录入情况,在档案系统专用服务器上作不定期备份。二是定期备份,包括本地备份(即档案系统专用服务器备份)每季度一次,异地备份(即移动硬盘备份)每半年一次,异质备份(刻录光盘)每年一次。其中,异地备份一式两套,一套存综合档案室,一套存馆办公室;异质备份一式两套,一套作档案封存,一套存馆办公室。三是网络中心备份,请学校网络中心每年作一次备份,一式二套,一套存档案馆,一套存网络中心。

四、明确涉密电子文件范围,作好密级标识。涉密电子文件分为密级文件和内部文件两种,秘级文件是指上级或本单位标有绝密、机密、秘密等级的文件。内部文件指的是本单位党政会议纪要、学校统计年报、基建档案、科研档案、财务档案等不宜公开的文件材料。学校各兼职档案人员要根据档案内容认真确定密级,并作好密级标识和录入。

五、设定用户权限,规范数据网上录入、查询利用。档案系统管理人员可以根据需要,对全校专兼职档案人员、利用人员使用、查询系统进行授权。被授权的档案管理人员可以查询、添加、删除、修改任何档案信息;档案馆领导和需被授权的人员可以查询任何档案信息,但不能作添加、删除、修改;学校各单位被授权的兼职档案人员可查询本单位录入的档案数据和已公开的档案信息,还能对当年正在录入且还未办理移交手续的档案数据进行添加、删除、修改,但不能对已办理移交手续的档案信息作任何更改;其它用户只能查阅被授权的、公开的档案条目信息,不能查看全文信息以及公开但未授权的档案信息和涉密档案信息。

六、规范查借阅流程,方便用户利用。电子文件网上查借阅利用审批工作流程为。填写档案借阅单——提交申请——通过审批——查借阅利用——结束借阅_办理归还手续。通过审批的用户,要根据赋予的权限、在规定的时间范围内完成查借阅。未经审批登记或审批未通过的用户不能利用有关档案信息

七、严格涉密档案管理制度,严防泄密。涉密电子文件要严格借阅、使用、保管及销毁制度,未经许可严禁私自复制、转储和借阅。提供利用有密级的档案数据,应严格遵守国家、省市以及本单位有关保密的规定;用户查询涉密档案后,要严格保密,不得以任何方式泄漏相关信息,若有违反,将按有关规定视情节轻重给予相应的处罚。

八、严格执行国家、省(市)以及学校安全管理的有关规定。