第一章  总  则

第一条  为了加强对档案的科学管理，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《贵州省档案条例》等法律法规，结合贵州大学档案工作的实际情况，制定本条例。

第二条  学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，均属学校档案。

第三条  学校档案必须实行集中统一管理。 在档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严格保管，确保档案的完整和安全，便于提供利用。

第四条  学校档案工作是学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第五条  人事档案是按照党的政策，在组织人事管理工作中形成的，并经组织审查或认可的，记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映个人成长历史的凭证和依据，是学校档案的重要组成部分。因而，人事档案工作是学校组织、人事部门的重要组成部分，同时也是学校档案工作的重要组成部分。

第二章  管理体制及基本任务

第六条  档案馆（校史馆）是学校档案归口管理部门，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调；对学校各单位档案管理工作进行监督和指导；同时负责永久、长期保存和提供利用档案。

第七条  学校各单位须确定一名单位负责人分管本单位档案工作，根据需要配备1—2名专职或兼职档案工作人员，要保持相对稳定，统一负责本单位档案的收集、整理和移交工作。

第八条  学校档案馆（校史馆）的基本任务和职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，负责集中管理学校各类档案，统筹规划档案工作。

（二）做好各类档案的收集、征集、整理、归档、保护工作。

（三）开展档案利用、鉴定、统计工作。

（四）做好计算机、光盘辅助管理档案工作，充分利用计算机技术实行现代化管理。

（五）对学校各单位立卷归档工作进行监督、检查和指导。

（六）建立健全档案工作组织网络，负责对专（兼）职档案工作人员进行业务培训和指导，加强档案干部队伍建设。

（七）做好校史、校友通讯录等的编撰工作。

（八）完成学校交办的其他工作任务。

第三章  档案工作人员

第九条  学校专兼职档案工作人员应当遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能，积极参加档案学术团体活动，努力提高学术水平。

第十条  学校档案馆（校史馆）机构设置和人员编制由学校根据实际情况确定。

第十一条  学校专兼职档案工作人员属档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第四章  经费、库房和设备

第十二条  学校根据档案工作发展的需要，按年度安排预算经费并单独立项。学校各单位应保证本单位档案基础工作所需的档案装具等设备。

第十三条 根据档案工作规划及档案馆（校史馆）建设设备配置的要求，加强档案库房及设备的建设，加快实施档案信息化和缩微化管理。

第五章  文件材料的形成和归档

第十四条  学校各单位档案工作人员应按《贵州大学各单位档案材料归档范围和档案保管期限规定（试行）》要求，对档案材料进行整理组卷、录入系统，经本单位负责人审查合格后移交学校档案馆（校史馆）。

第十五条  对于个人在从事党政管理、教学、科研等活动中形成的各类载体的档案材料，必须按规定向档案馆（校史馆）移交，任何个人不得拒绝归档或据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆（校史馆）可通过征集、代管等多种形式进行管理。对向学校档案馆（校史馆）捐赠档案资料者，学校予以奖励。

第十六条  学校档案馆（校史馆）要注意征集与学校有关的各类档案材料和资料，应注意收集建国前学校的各类档案以及合并调整中移交的档案。

第十七条  归档要求

（一）实行单位和科研课题立卷的单位立卷制度，由主管单位统一归档。学校各单位均为立卷单位，分工归口立卷。立卷人应按档案材料自然形成的规律，保持彼此之间的有机联系，符合便于提供利用的要求，进行系统整理、组卷，并编写页号、件号和卷号，填写卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级，并按保管期限表拟定保管期限，经本单位负责人审核签字后，拟制移交清单，移交学校档案馆（校史馆）。

（二）归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰，符合规范和标准的要求。禁止用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。

（三）由几个单位合作完成的项目，由主办单位立卷归档，保存一套完整的正本，协作单位保存与自己承担任务有关的材料。

（四）移交综合档案时，除移交纸质档案外，同时移交相应的电子文件。

第十八条  归档时间

（一）学校各单位应在本年五月底前将上一年形成的文件材料移交学校档案馆（校史馆）。

（二）各学院、研究生院、教学部毕业生学籍档案和毕业照片，应在毕业生离校后两个月内，由各相关单位立卷移交学校档案馆（校史馆）。

（三）基建类档案、科研类档案和全校性重大活动形成的档案，应在完成后的两个月内移交学校档案馆（校史馆）。

（四）人事档案材料应在材料形成1个月内移交学校档案馆（校史馆）。

第十九条  档案的保管期限分为永久、长期和短期。规定原则为：

（一）凡是反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌、各项工作、具有长远利用查考价值的档案，列为永久保存。

（二）永久保存为50年以上，长期保存为16至50年，短期保存为16年以内。

第二十条  档案的密级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

第六章  档案的管理

第二十一条  学校档案馆（校史馆）在接收学校各单位档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照规定的分类编号方案进行统一的分类、登记、编目、排列。

第二十二条  已归档的档案材料需要补充、更改时，必须由档案形成单位的负责人审查核准，并签署意见，交学校档案馆（校史馆）。

第二十三条  单位撤消、合并及有关单位人员调动时，必须办理档案和文件材料交接手续，不得私自带走和销毁。

第二十四条  档案库房要坚固，要做好“八防”工作（即防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁）。

第七章  档案的利用

第二十五条  学校档案馆（校史馆）要逐步实现档案管理现代化，努力开发档案信息资源，积极主动做好档案利用工作。

第二十六条  未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公开档案。

第二十七条  查（借）阅档案时须按有关规定办理查（借）阅手续，档案原则上不外借，特殊情况下只借复制件，外借原件须办理特批手续，并严格限制借出时间。

第二十八条  学校各单位查（借）阅本单位归档档案，经办人可直接到档案馆（校史馆）查（借）阅；查（借）阅非本单位归档档案，须经档案形成单位同意。

第二十九条  学校各单位查（借）阅人事档案，必须按要求办理查（借）阅手续，查（借）阅处级以上干部档案，须经组织部负责人审批同意。

第八章  档案的鉴定和统计

第三十条  对保管期限已满，已失去保存价值的档案，经鉴定并登记造册，列出销毁清单，经分管校领导批准后，指定两人进行鉴销，批准人、鉴销人都要在销毁档案清单上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第三十一条  学校档案馆（校史馆）要对档案的收进、移出、案卷数量、档案利用等情况进行统计，并按上级主管部门及学校要求进行定期的综合或专项统计分析，向上级有关部门报送档案工作基本情况统计表。

第九章  考核、奖励和处分

第三十二条  对在档案工作中做出显著成绩的单位和优秀的专兼职档案工作人员学校给予表彰和奖励。

第三十三条  对违反本条例，拒绝接受档案工作监督、检查和指导或者拒不改正违规行为者，由学校通知限期改正；逾期不改的，由学校对该单位或者直接责任人进行通报批评。

第三十四条  对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定给予处罚。

第十章  附 则

第三十五条  本条例由学校档案馆（校史馆）负责解释。

第三十六条  本条例自公布之日起执行。