一、建立档案信息数据安全保障机制，完善安全管理办法。确定专人负责档案数据的管理工作，档案数据收集、整理、校核、录入等工作由学校专兼职档案人员负责，档案数据的发布、管理、维护等工作由档案系统管理人员负责，档案网站建设、维护等工作由学校网络中心专业人员协助完成。

二、加强档案信息网络安全管理，做好档案数据识别和鉴别。对涉密电子文件进行加密处理。请网络中心技术人员帮助进行防病毒技术处理，确保档案数据安全、保密。

三、制定档案备份及存放制度，确保档案信息安全。档案数据采用多套备份制度，以确保档案数据的完整、准确、可读、安全。一是做好在线备份，设定档案管理系统自动备份计划任务，定期对档案管理系统数据进行在线备份；二是做好离线备份，定期下载备份数据，并将数据备份存储到离线存储中心，离线存储不得少于两份；三是做好异地异质备份，每年至少进行一次异地异质备份，其中，异地备份数据由专人封存交送到异地数据保管中心；四是根据业务开展情况，对重要档案数据实施灵活的备份方案。

四、明确涉密电子文件范围，作好密级标识。涉密电子文件分为密级文件和内部文件两种，秘级文件是指上级或本单位标有绝密、机密、秘密等级的文件。内部文件指的是本单位党政会议纪要、学校统计年报、基建档案、科研档案、财务档案等不宜公开的文件材料。学校各兼职档案人员要根据档案内容认真确定密级，并作好密级标识和录入。

五、设定用户权限，规范数据网上录入、查询利用。系统管理员根据需要对全校专兼职档案人员、利用人员进行授权。授权用户只能进行权限范围内的操作。

六、规范查借阅流程，方便用户利用。电子文件网上查借阅利用审批工作流程为：填写档案借阅单——提交申请——通过审批——查借阅利用——结束借阅——办理归还手续。通过审批的用户，要根据赋予的权限、在规定的时间范围内完成查借阅。未经审批登记或审批未通过的用户不能利用有关档案信息。

七、严格涉密档案管理制度，严防泄密。涉密电子文件要严格借阅、使用、保管及销毁制度，未经许可严禁私自复制、转储和借阅。提供利用有密级的档案数据，应严格遵守国家、省市以及本单位有关保密的规定；用户查询涉密档案后，要严格保密，不得以任何方式泄漏相关信息，若有违反，将按有关规定视情节轻重给予相应的处罚。