贵州大学校长办公室
关于收集毕业生合影照片的通知
各学院、研究生培养单位：
毕业生合影照片是学校档案的重要组成部分，是珍贵的档案资料，它承载着学校的办学历史，凝结了每一个贵大学子青春岁月、热血年华的纪念。但长期以来，学校档案馆（校史馆）均未收集到毕业生合影照片。为了更好地留史存真，真正做到“对历史负责，为现实服务，替未来着想”，全面真实地反映学校的发展历史，弥补学校学生毕业照档案收集上的空白，保证学校档案资料的完整性；同时也为了更好地展示贵大学子的风采，提高校友的归属感、亲切感，学校档案馆（校史馆）拟在新校史馆中增加毕业生照片查询系统，以使每一个贵大毕业生无论何时回到母校，均能在档案馆（校史馆）中找到当年的记忆，从而增加对母校的热爱。为此，希望各学院、研究生培养单位高度重视，本着对学校和学生负责的态度，务必从今年起将毕业生合影照片收集归档，以便将各学院、研究生培养单位珍贵的照片档案资料能永载贵大史册，为学校档案事业的发展做出应有的贡献。
附：贵州大学毕业生合影照片收集归档实施细则
贵州大学校长办公室 贵州大学档案馆（校史馆）
2015年5月13日
贵州大学校长办公室 2015年5月13日印发
附件：
贵州 大 学
毕业生合影照片收集归档实施细则
毕业生合影照片是学校档案的重要组成部分，记录着学校人才培养和班级学生在校情况，凝结着师生情与同学情，为更好地留史存真，做好我校毕业生合影照片档案的收集归档工作，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）和《贵州大学档案工作条例》，特制定本《实施细则》。
一、立卷归档部门
各学院、研究生培养单位是毕业生合影照片的立卷归档部门。
档案馆（校史馆）综合档案室负责纸质和光盘照片的接收，编研室负责照片档案的整理与管理。
二、归档时间
每年6、7月份，各学院本科生以班级或专业为单位，研究生以学院或硕士点、博士点为单位，收集本单位的毕业生合影照片，并按照归档要求进行整理；当年10月份前完成相应档案的移交归档工作。
三、归档范围
1.纸质毕业生合影照片；
2.每张照片的文字说明纸质打印稿（A4尺寸）；
3.电子版的合影照片及照片文字说明文档（word格式），须录入、上传至档案管理系统，并以学院、研究生培养单位为单位刻录光盘归档。
四、归档要求
1.合影照片纸质版
（1）纸质照片：要求图像清晰；规格尺寸符合常规要求（长不超过30cm，宽不超过20cm）；照片正上方有烫金字样的“贵州大学X届X学院X专业X班毕业合影”。
（2）照片文字说明
照片文字说明是对照片中相关信息的说明。内容格式如下：
题 名：贵州大学2015届人文学院汉语言文学专业汉语081班毕业合影。
时 间：2015年6月15日
地 点：北校区博学楼前
人 物：（从左到右）
第五排：赵XX、李XX、王XX、……、……、……
第四排：周XX、张XX、吴XX、……、……、……
第三排：钱XX、孙XX、李XX、……、……、……
第二排：高XX、张XX、杨XX、……、……、……
第一排：李XX、王XX、龙XX、……、……、……
注：领导和教师须标明。如第一排：李XX（人文学院教师）、王XX（人文学院教授）、龙XX（人文学院党委书记）、庄XX（人文学院院长）。…… ……
未到者：张XX、王XX、…… （如无可省略此项）
摄影者：陈XX
（3）纸质照片归档时，须将照片文字说明附在照片背后，并与照片一起过塑后归档。
2. 合影照片电子版
（1）照片的电子版必须与所归档的纸质照片图像一致。
（2）文件命名及格式：照片和文字说明的命名均为“贵州大学X学院X 届X专业X班毕业合影”。照片格式为jpg，数码相片要求为彩色，不低于500万像素；文字说明格式为A4，word，小四宋体。
(3)录入档案管理系统：
照片档案的分类号是SX11,录入时以学院为单位建卷，班级为单位建件。
全宗：115；
实体分类号：年度号-SX11，如2014-SX11；
卷号：各学院用户名后面的数字减10，如人文学院用户名是XY11,其卷号为1，药学院用户名XY39,其卷号为29，以此类推；
正题名：案卷正题名录成“贵州大学X学院X 届毕业合影”，文件级正题名录成“贵州大学X学院X 届X专业X班毕业合影”；
件号及其它：与其它类档案录入相同，可参照《贵州大学档案收集业务指导手册》；
电子档上传：照片通过录入表单的“图像”处上传，照片说明通过全文上传。
3. 光盘
（1）以学院、研究生培养单位为单位刻录光盘；
（2）光盘表面需贴标签，内容为“××学院×届毕业合影照片”；
（3）光盘内容包括照片和照片对应的文字说明；
（4）光盘内的文件规范命名。如：
贵州大学X学院X 届X专业X班本科生毕业合影.Jpg
贵州大学X学院X届X专业X班本科生毕业合影说明.doc
贵州大学X学院X 届X专业硕士、博士研究生毕业合影.Jpg
贵州大学X学院X届X专业硕士、博士研究生毕业合影说明.doc
联系人：刘 敏；联系电话：88292173
邮 箱：ar@gzu.edu.cn