学校各单位：

      根据《中华人民共和国档案法》（2020年修订）、教育部和国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》精神，按照《贵州大学档案工作条例》的要求，为切实做好2022年度学校各类档案归档和年鉴资料收集工作，现将相关事项通知如下：

      一、归档范围

    （一）档案归档范围

     凡本单位在2021年年度工作中直接形成，能反映本单位工作活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像、实物等各种不同形式载体材料。立卷归档范围与保管期限执行《贵州大学各单位档案材料归档范围与保管期限表》（2019年11月修订版）(详见贵州大学档案馆＜校史馆＞网站“业务指导”中的归档范围http://ar.gzu.edu.cn/2020/0102/c1557a130630/page.htm）。

    （二）年鉴资料收集范围

    反映2021年学校各方面工作情况的图片、表格、文字等资料，需提供相关资料及稿件（具体内容请参照附件1《年鉴供稿单位及主要内容》）。

     二、归档时间

   （一）档案资料

    1.文书、外事、出版、实物类档案：2022年5月31日前移交归档。

    2.教学类档案：次年11月30日前移交归档。

    3.基建类档案：项目完成后2个月内移交归档。

    4.科研类档案：课题完成后2个月内移交归档。

    5.财会类档案：会计年度终了后可暂由财会部门保管3年，期满后的次年5月31日前移交归档。

    6.声像类档案： 应届毕业生合影2022年9月30日前移交归档，其它声像档案2022年5月31日前移交归档。

    7.其它门类档案：形成后及时归档。

    8.补遗卷：往年应归档但尚未归档的有关档案材料，完成整理立卷后移交归档。

  （二）年鉴资料

   2022年5月31日前提交。

   三、具体要求

  （一）档案资料

   1.按照“应收尽收、应归尽归”原则进行档案的收集归档。

   2.按《贵州大学档案工作立卷规范》和各门类档案立卷归档要求（详见档案馆网页“档案法规”和“业务指导”）进行档案的整理、装盒、立卷归档，确保本单位归档材料完整、准确、系统、规范。

   3.归档材料需按要求录入“贵州大学综合档案管理系统”（网址：http://210.40.3.63:8080/archive/login)，上传电子全文，并按时移交纸质盖章件。

   4.移交档案时须打印卷内目录一式三份（一份装入档案盒内，两份用于办理移交手续）以及由立卷人（兼职档案人员）和检查人（本单位分管档案工作负责人）签字的备考表。

 （二）年鉴

   1.年鉴内容需全面、系统、客观、准确地反映2021年本单位的工作情况（包括改革、建设和发展过程中的重要事件、重大活动、重要任务、基本数据、特色亮点等）。

   2.表述上应直书单位名称，不用“我处”、“我院”等称谓；应明确说明年、月、日，不能使用“今年”、“去年”、“近几个月”等。

   3.文字、表格均采用Word格式。单位工作情况字数在1400-2000字（直属部门、学院、校直科研单位须控制在1500字以内）；大事记应简明扼要（主要包括：时间、地点、人物、事件、结果），每条在200字以内；图片应附文字说明（包括时间、地点、人物、事件等）。

   4.编写的年鉴稿件应注明单位、执笔人姓名（可参照近几年出版的《贵州大学年鉴》）。

   5.年鉴资料属归档材料，也需录入档案管理系统，并上传电子数据。

   四、联系与咨询

   1.QQ群号：87669151（他山之石）

   2.综合档案

   联系人：刘 敏  陈黎黎 杨诗琦  电话：88162366   

   3.年鉴资料，声像、实物档案

   联系人：姚 红  黄 凯   赵财霞  电话：88291292

 附：1.年鉴供稿单位及主要内容附件1年鉴供稿单位及主要内容-通知公告-档案收集.xlsx

     2.学院年鉴编写模板附件2：学院年鉴编写

 贵州大学档案馆（校史馆）

       2022年4月11日