为及时、全面地收集归档实物档案材料，使档案更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《贵州大学档案工作条例》，结合我校实际，特制定本规定。

一、归档范围

1.文物、校史类（SW11）

（1）经国家、省、市、区等认定过的文物；搬迁校区仪器设备，能够反映学校教学、科研等活动的有保存价值的报废仪器设备等。

（2）反映记录学校发展历史轨迹、历史面貌的建筑碑石、牌匾等。

（3）学校历史上不同时期的各类证件、票据等。

（4）与学校或学校重大事件有关的书信、文件、名录、宣传资料等。

（5）学校历史上教学、科研等活动中的教案、讲义、手稿，及教师代表性的著作、教材等。

（6）学校及合并院校不同历史时期的徽章。

（7）其他与学校历史有关的有保存价值的各类实物。

2.荣誉类（SW12）：学校各单位及师生获得的各级各类证书、奖状，荣誉册、光荣册，奖杯，奖章，奖牌、匾，锦旗及其他。

3.纪念品、礼品等类（SW13）：校庆、校际交流、外事活动等重要社会交往活动中形成或获赠的纪念品、礼品等，如纪念杯、盘、章，纪念册，字画、题词、题字，雕塑，花瓶，产品、样品及其他（如票证、笔筒、旗等其他纪念品）。

4.印信类（SW14）：学校及各单位在各历史时期使用过的，由于机构变更、撤消、合并或老旧等原因，现已废止的印章，院、校长签名章等。

5.其他（SW15）：其他与学校有关的有保存价值的各类实物。

二、整理归档要求

1.整理实物档案时，须先按《贵州大学实物档案分类表》（见附件1）中的类别进行分类，不同类别的实物档案不能混合在一起编号。

2.实物档案按件整理，1件实物为1件档案，对应1条条目。不同年度、不同类别的档案，分别从1开始编制流水件号。

注：请勿将多件实物档案编为1条条目。

3.实物档案一般需附相应文件、文字说明等，如印章需附印章的启用文件、停用文件，校史、文物、纪念品、礼品等应附其介绍、背景信息等文字说明。整理时，实物档案所附文件、文字说明等，与对应的实物档案一起作为1件，不单独分件。

4.实物档案的归档电子文件一般为实物档案（平面）的扫描件或实物档案（立体）的多角度照片。整理时，须做好相应电子文件的采集或拍摄，如荣誉类实物档案，各单位兼职档案员可在师生领取之前就进行扫描或拍摄，避免后期收集困难。移交的电子文件要端正、清晰，不歪不扭，电子照片格式为JPG（或PNG,TIF），不低于3MB或300dpi。实物档案归档电子文件与对应的实物档案、相应文件、文字说明为1件，不单独分件。

5.因实物档案载体的特异性，在整理时，可将归档章盖在文字说明等纸质档案右上角，档案录入审核后按项填写归档章内容。

三、录入系统

单位归档的实物档案须按要求录入“贵州大学档案资源综合管理系统”，著录要求见附件3《贵州大学实物档案著录说明》，有关注意事项如下：

1.全宗。2004年后产生的档案，全宗一般为“贵州大学”。但历史档案著录时，须注意全宗的选择，其中须注意两个大的时间节点，即1997年和2004年，如2004年前至少要分为“贵州大学”和“贵州工业大学”两个全宗；1997年前全宗较多，如含有“贵州农学院”全宗等。各单位在录入历史档案时，可详询档案馆编研室相关人员。

2.年度。实物档案有确切的形成时间的，可填写其形成年度（如荣誉类，纪念品、礼品类）；无法确定形成年度的，可填写实物档案的归档年度，但须在题名里写明该实物档案大致的形成年代。

3.分类号。具体见附件1《贵州大学实物档案分类表》。

4.卷号。卷号的确定见附件2《贵州大学实物档案归档单位及卷号说明》，有关规定如下：

（1）综合文件按“XY”分类号归档的单位，即各学院，卷号为“XY”分类号中的数字，如分类号XY39（药学院）,其卷号为“39”。

（2）综合文件按“XZ”分类号归档的单位，卷号为“XZ”分类号中的数字加“100”，如：分类号XZ16（图书馆）,其卷号为“116”。

（3）综合文件按“DQ”分类号归档的单位，卷号为“DQ”分类号中的数字加“200”，如分类号DQ16（工会）,其卷号为“216”。

（4）综合文件按JX、KY、JJ、CK、WS、CB等分类号归档的单位，卷号详见附件2《贵州大学实物档案归档单位及卷号说明》。

有多个分类号归档的单位，卷号的确定，按上述顺序“（1）”优先于“（2）”，“（2）”优先于“（3）”，依此类推。

5.题名。为该实物档案主要内容信息的概括性描述，根据实物档案的具体类型而不同，总的原则是尽可能详细地描述该实物档案。一般包括单位、人物、事由、实物名称等信息；档号中的年度为归档年度的，一般还应在题名中标明该实物档案的大致形成年代；有时还需标明实物档案的来源。

例1：贵州大学绿色农药与有害生物控制创新团队获“全国教育系统先进集体”荣誉证书

例2：20世纪50年代XX学院XX专业XX老师的教案手稿

例3：XX年X月X日XX学校校长XX来访时赠送的纪念笔筒

6.文件日期。一般档案上有时间的采用档案上的时间，如荣誉证书上落款的时间等。实物档案上无时间的，（1）采用收到实物时的时间，如纪念品等；（2）采用文件说明上的时间，如印章、历史档案等；（3）实在无法确定时间的，采用归档时间。

7.责任者。即实物档案最初的形成单位或个人，注意荣誉类实物档案的责任者为落款上的颁奖单位。

8.参见号。在附注中填写，没有可不填。参见号为与本档案有密切联系的其他载体档案的档号，如一项荣誉可能同时颁发证书、牌匾、奖杯、奖牌中的两种或几种，这几件实物档案之间互相填写另外几件档案的档号为参见号。

四、归档时间

1.每年常规产生且体积较小、容易保存的实物档案：次年5月31日前。

2.其他实物档案：可按季度归档或随时归档。

五、移交归档要求

1.实物档案一般要求尽量移交实物原件；无法移交原件的，可移交档案的复制件（提交进档案管理系统的电子件须由原件制作），如师生个人的荣誉类实物档案，但须在文字说明里进行未移交原件的说明，证书等复印件还需加盖单位公章。

2.实物档案须经审核合格后方能归档。移交时，须同时提交实物档案目录一式三份。

附件1：

贵州大学实物档案分类表

附件2：

贵州大学实物档案归档单位及卷号说明

附件3：

贵州大学实物档案著录说明