贵州大学部门立卷归档工作指南

部门立卷是高等学校档案工作的基本制度。贵州大学严格实行部门立卷归档制度。学校各处级建制的单位均为立卷单位，档案馆按立卷单位接收档案。

一、基本原则

（一）遵循“应收尽收，应归尽归”原则。凡是属于归档范围的学校档案，是学校的财产，必须移交学校档案馆集中统一管理，任何单位和个人不得私自留存。

（二）实行纸质、电子文件双套制归档。要求纸质和电子文件同时做好收集、整理、归档。对于只有电子文件的重要文件材料，需用打印纸质文件（红头文件须彩打），签字盖章后与电子文件一并归档。

二、组织管理

（一）学校档案馆负责全校立卷归档工作的组织管理，并指导和监督各立卷归档部门的立卷归档工作。

（二）各单位负责组织本单位的立卷归档工作，应建立本单位的文件管理制度，将归档工作纳入工作职责，与其他工作同安排、同部署、同检查、同考核，分管档案工作领导要切实加强对本单位归档工作的督促指导和审核把关，由兼职档案员负责收集、整理、归档本单位相关档案资料，接受学校档案馆的指导和监督，并按时移交学校档案馆。

三、立卷归档分工

（一）公文类

1、上级文件

综合性、全局性的由学校党委办公室、校长办公室立卷归档；专业性、业务性的由各承办单位立卷归档。

2、本校发文和报文

校级发文由学校党委办公室、校长办公室立卷归档；以校内各单位名义的发文，由校内各单位归档。

3、校内请示与批复

校内各单位向学校党委、校长办公室提交的请示及报告（正文、底稿及相应的批复、批转原件），由报送单位立卷归档。

（二）会议材料

1、校级召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会等会议形成的材料，由学校党委办公室、校长办公室立卷归档；

2、职能部门以学校名义召开的国际性、全国性、全校性专门会议形成的材料，由主办单位立卷归档。

（三）合作单位办理文件

两个以上单位共同办理的文件材料，由主办单位立卷归档。

（四）信访材料

重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

（五）撤销机构材料

临时机构、撤销机构形成的文件材料，应由机构在撤销前做好整理立卷并归档，按要求移交学校档案馆保存，任何人不得擅自带走或销毁。

（六）专业性、业务性材料

按照“谁形成，谁归档”的原则，各专业、业务对口单位进行收集、立卷归档。

四、部门立卷归档流程与要求

（一）预立卷（平时归卷）

1、文件材料的收集

各单位人员严格按照文书处理要求，做好日常文件材料的收集、积累工作。

请务必按照《贵州大学各单位档案材料归档范围与保管期限表》中本单位的归档范围与保管期限表进行收集归档。每年的工作计划（要点）、总结、单位职工信息表，年鉴必须归档，保管期限为永久。

涉及到各类密级的文件、课题、论文等资料，不可录入《贵州大学综合档案管理系统》，直接将纸质版材料交学校保密办保存。

所归档的文件资料应为原始件。如文件是复制件，须在《卷内文件目录》备注栏注明原始件的去向；有材料缺失须在《备考表》中说明。对外发文应在文件发出时，同时将底稿和一至二份正式文件归档；做好“帐外”文件的归卷，如单位工作中使用的文件、会议文件、有关人员外出带回的文件等。文件的附件（纸质版和电子版）须一同归档，以保证文件资料的完整性。

各单位做好日常工作中电子文件的收集与管理，将电子文件按反映的问题建立文件夹集中储存保管。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）执行。

2、组件

将预立卷的纸质文件材料按文件之间的联系组成件并排序。通常情况下归档文件以每份文件为一件，但需注意以下情况：

（1）文书类

正文、附件为一件，正文在前，附件在后；正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件，正本在前，定稿在后；转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后；原件与复制件为一件，原件在前，复制件在后；中文本与外文本为一件，中文本在前，外文本在后；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件，复文在前，来文在后；简报、周报等材料一期为一件；非诉讼案件结论性材料和依据性材料为一件，非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；有文件处理单（公文处理笺）或发文稿纸的，文件处理单（公文处理笺）或发文稿纸与相关文件为一件，文件处理单（公文处理笺）或发文稿纸在前，收（发）文在后。会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，若会议记录一年一本或多年一本的，一本为一件。

（2）财会、出版类

报表、名册、图册、书籍等一册（本）为一件；刊物一期为一件；装订成册的文件资料汇编一册为一件。

（3）教学类

本科生成绩表一个班为一件，每一件内按学号顺序排列，研究生学位档案一人一卷。

（4）基建类

基建图纸组件按图的类别序号排列：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构竣工图、水工图、电工图、气管图、更改图。蓝图、底图以一组有机联系的图纸为一件。

（5）设备类

将反映仪器设备概况的重要文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、验收文件等整理、组卷，排放在案卷之首，其余仪器设备技术文件材料按仪器设备工作程序及重要程度，依次系统排列。卷内文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。

（6）其他类

纸质文件正文、附件、定稿中的非纸质载体（如光盘、照片等）记录文件应纳入其他载体档案种类按国家相关标准规范进行整理。

3、归档判断以及确定保管期限

按照《贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限表》中本单位的归档范围与保管期限表对收集的文件进行价值判定，确定其是否属于归档范围，剔除没有保存价值的文件材料，同时划分归档文件材料的保管期限。

（二）立卷分类

1、首先，按年度进行整理。

跨年度文件归属年度的判定。

（1）文书类。跨年度的请示与批复统一归入批复年度（没有批复的，归入请示年度）；跨年度的规划、计划，归入文件内容对应的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容对应的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入闭会年度；跨年度非诉讼案件材料，归入结案年度；跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，归入批转、转发年度；法规性文件，归入通过、公布或批准生效的年度；按学年处理的文件归入专门年度。

（2）财会类。预算、统计报表等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。

（3）科研、基建、设备类。科研、基建、设备等项目材料分别归入鉴定（结题）、竣工、采购年度。

（4）教学类。本科生：录取名册、成绩表、学位材料归入进校年度；研究生：录取名册归入进校年度，学籍档案归入毕业年度（授予学位年度）。

文件日期的判定。即文件材料的形成时间，一般以材料后签署盖章的最晚一个日期为准。

（1）文书类。一般公私文书、信札为发文时间；附有公文处理笺的文件，以最后一个领导批示的日期为文件日期；决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间；条约、合同、协议为签署时间。

（2）科研类。技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间；获奖证书、专利证书为颁发时间；科研试验报告、学术论文为发表时间。

（3）基建类。工程施工图、产品加工图为设计时间；竣工图为绘制时间；原始实验记录、测定检验数据为记录时间等。

注意：文件无明确形成时间，依据其内容、载体等加以考证后，归入其所属年度；当年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注（备注）中加以说明。

2、然后按照不同的保管期限分别组卷

按照《贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限表》，不同全宗号、年度、实体分类号、保管期限的文件材料不能同卷。同一年度按照不同的保管期限如分为“永久”“30年”“10年”分别组卷，同一保管期限内要按照上级、本单位文件材料进行排序。装盒时请尽量将档案盒装满，按需选择规格（1.5cm、2cm、3cm、4cm、6cm），每卷厚度尽量不超过6厘米约550张。同卷文件需分装至多个档案盒时，使用阿拉伯数字编写总卷数及本卷号（如：共3卷，第1卷），保证同卷文件材料的整体性。

（1）教学科研、基建、设备等专题性、成套性文件材料分别按专题、课题、项目、台（件）等分类组卷。

（2）财会档案按各种记账凭证的时间顺序整理组卷，对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷。

（3）出版档案一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。

（三）编页码

每份材料需单独编页码。无论单面或双面只要有内容信息的，须在非装订线一侧的下角用2B铅笔以阿拉伯数字逐页编写页码（1、2、3…）同份资料的页码不能出现重码或断码。必须根据文件内容核对原始页码，并对件内排序有误的文件进行重排，同时剔除文件中的空白页。

（四）装订

归档文件以“件”为单位逐件进行装订，应先拆除文件上的金属装订物和易变脆的塑料物，对破损文件进行修补。文件材料在20张以内（含20张）不需装订，超过20张以上的材料，需在材料的左侧用棉线、装订针、打孔机进行“三孔一线”方法装订（如图所示三孔孔距为8厘米，将线两头分别穿入中间形成的线孔中拉紧系死扣即可）。

装订前，对档案进行修整：幅面过小的材料应进行托裱（在背面托上一张与本案卷选择质地、颜色相近、同样大小纸张的空白纸，用浆糊固定，若是双面都有文字的，仅需固定左侧）；装订边过窄或装订线内有文字、破损的材料应加边（选择与本案卷质地、颜色相近、同样大小的空白纸裁成纸条加宽装订边，用浆糊固定，注意不得遮挡原文内容）；待完全干燥后再进行装订。

装订应保持案卷整齐、卷内文件排列顺序正确、不掉页、不压字等。同一内容的文件材料组成一卷或数卷，装订后文件材料平整。

（五）录入系统

拟归档的文件材料须按要求录入“贵州大学综合档案管理系统”。详见本手册第17页《贵州大学综合档案管理系统操作指南》。

1、拟写案卷题名

案卷题名即案卷标题，它不是一个完整的句子，而是用以概括揭示卷内文件材料主要内容与成分的词组，所以末尾一般不用句号，题名中若出现多个责任者或文种时，并列的成分中间可用顿号。案卷题名由立卷人自拟。其基本结构包括公文的责任者（作者）、内容（问题）、名称（文种）三部分。名称（文种）如"通知"、"报告"、"决定"等，文种较少时，可全部标出。文种较多时，可只标出重要的、有代表性的。性质相近的文种，如"计划"、"规划"、"安排"、"要点"等，可概括为"计划""。会议卷、来往函件卷可用一些术语，如"文件"、"卷”、"来往文书"代替文种。必要时，应适当标明公文的时间、地区、通讯者；同时应恰当的使用“公文”、“材料”、“案卷”、“来往文书”等表示文种统称的名词。案卷题名的作用是有助于快速处理公文；作为公文检索的重要标识；也是案卷编目和编制各种检索工具的主要依据。因此，要求文字简练，表达准确，基本结构力求完整。一般不超过50个汉字。其常用结构有：

（1）责任者+关于+问题+的+名称。适用于专题类文件组成的卷，即由立卷单位在工作中形成的政策规定、调研报告、请示批复、通知等文件组成的卷。如“贵州大学关于xx的工作意见、方案”。

（2）责任者+文件针对时间+问题+名称。适用于综合类、特殊形式的文件组成的卷，即由工作总结、计划、规划、安排、统计报表、名册、介绍信、党政会议记录等组成的案卷，这类文件时间性较强，这里的时间指的是，卷内文件内容针对的时间，而不是成文时间。在标题中突出时间特征，便于检索和利用，如“贵州大学2020年-2021学年初高等教育基层统计报表”“贵州大学2020年党员名册”。

（3）时间+编印资料名称。适用于单位编印的各种工作简报、信息、动态等，如“2021年第1期（总19期）贵州大学xx工作简报”。

（4）会议名称+文件。适用于会议文件组成的卷，召开一个会议形成的请示报告、会议通知、秩序册、议程、讲话稿、报告、总结、典型材料等，只需点明会议名称，后面加上文件即可，如“贵州大学xx会议文件材料”。

（5）责任者+关于+问题+的来往文书（或文件名称）。适用于单位之间商洽工作的问函与复函、合同、协议组成的案卷。如“贵州大学与xx建筑公司关于贵州大学xx楼建造的来往文书”。

（6）书籍著（译）者+书名/刊物名称+（刊期）为出版档案的案卷标题结构。如“贵州大学档案馆（校史馆）《贵州大学年鉴（2020）》

拟写案卷题名时需注意：

“责任者”一般指卷内文件主要责任者或形成单位，填写全称或通用简称，不得简称为“本校”“本处”“上级”等，列出1～2个责任者，责任者很多时，可概括成一个统称如学院、行政部门、科研机构等；责任者是领导个人时，应标明其职务，如xxx书记在xxx会议上的讲话。

“问题”概括时不能将文件内容一一堆砌到题名中，不同性质的问题应逐一标明。

“名称”指卷内文件的名称，也叫文种。如通知、报告、决定等，文种较少时，可全部著录，文种较多时，可著录重要的，有代表性的。性质相近的文种，如“计划”“规划”“安排”“要点”等，可概括为“计划”。

“时间”需著录年度全称，不能将“1999”著录为“99”，也不能用“今年”“去年”“明年”“本学年”等指代不确定的词。

2、著录文件题名

照实抄录，不能简略，要与纸质版的文件标题一致。

（六）归档文件材料的质量自查

扫描格式要求：由于系统只能将标准的word，excel、ppt、jpeg、tiff、pdf文件自动转化为双层PDF（可支持全文检索，提高利用效率），因此各单位上传系统的扫描件请用专业的扫描设备进行扫描上传。

不可使用手机扫描软件。由于手机扫描文件中会显示软件logo，出现曲面、黑边、纠偏不当致影响文件内容信息识别，无法精确实现全文检索和利用。

归档文件材料的质量自查
1.是否按照《贵州大学档案材料归档范围与保管期限表》进行分门别类地归档
2.文件材料是否按“年度”进行归档
3.有无工作总结及工作要点
4.年鉴资料是否按要求归档
5.声像、实物档案是否按要求归档，特别是教学单位毕业生合影是否归档
6.文件材料保管期限划定是否准确
7.要求单位或个人签章的文件，其签章手续是否完整
8.是否加盖归档章并规范填写
9.是否按要求编制页码
10.是否规范填写备考表（如有变更时，有变更的记载等）
11.打印的材料是否模糊不清，使用的载体是否不利于长期保存
12.是否打印卷内目录、备考表，案卷封面及背脊粘贴到档案盒上
13.文件材料有无重份现象
14.不同保管期限的文件是否混装，文件级和案卷级保管期限是否不一致
15.档案是否不齐全，如文件材料是否缺正文、图表、附件等；声像、实物档案是否档案说明等
16.年鉴内容质量是否符合要求
17.信息著录必填项（标＊）是否填写准确、完整
18.案卷题名、文件题名以及电子文件的格式是否符合要求
19.电子文件与纸质版的题名、原文、页码是否一致
20.案卷的总件数与卷内文件数是否一致
21.案卷的起始日期、终止日期与卷内文件是否一致
22.是否在规定时间内移交

2、电子文件材料检查：

（1）上传时，是否符合归档格式要求；文件的红头、签章是否完整，是否为最终版本；含附件的文件材料与上传系统的顺序是否一致。

（2）脱离专用设备、软件可读取（验收实物档案的专用设备）；无病毒感染；载体可读且宜于长期保存。

（七）提交审核

经过认真自查，确认无误后在系统中点击“归档”提交审核，经档案馆审核通过后，再进行后续流程。如未通过审核，需在档案馆的指导下，对案卷进行整改后，再次提交审核，直至案卷审核达标。

各类档案主要负责人和联系电话见下表：

序号	档案类型	主要负责人	联系电话
1	文书（党群、行政、学院综合文件）、外事、产品生产	杨诗琦

88162366
2	财会、出版	李云义
3	教学（本科）、设备、科研	陈黎黎
4	教学（研究生）	吴彦
5	基建	张婷

88291292
6	声像、实物	黄凯 赵财霞

（八）盖填归档章

通过审核后，要求在每份文件正文首页（不可盖在文件处理签、发文稿纸上）的右上方加盖蓝色归档章，并用黑色中性笔认真填写相关内容。如右上方无空白处，请加盖在首页上方任一空白处即可（不可遮盖文件内容），盖章要清晰。归档章样式及填写规范如下图：

全宗号	年份	分类号	保管期限
115	2021	XZ17	Y
卷号	件号	页数
1	2	4

全宗号：“115”，贵州大学的档案代号

年份：文件形成年份，如2021

分类号：各单位的代号，如XZ17

保管期限：以此份文件划定的保管期限对应填写。如永久、定期30年、定期10年，分别填写为“Y”、“D30”、“D10”。

卷号：盒号

件号：盒内文件流水号

页数：每件归档文件总页数

（九）打印与粘贴

在“贵州大学档案综合管理系统”中，打印卷内文件目录（置于卷内文件之首），并使用自带粘性的专用纸，打印案卷封面和背脊并将其平整贴在档案盒上。注：档案盒、案卷封面和背脊的专用打印纸请到档案馆综合档案室（西校区谨正楼119室）领取。

录入整理完成的档案——卷（封面和背脊）、目录、件

注意：四个方框处内容需一致。

（十）填写备考表

在系统中打印“备考表”并填写。

（十一）装盒

将卷内文件目录、文件资料、备考表依次装入档案盒。

（十二）档案验收及移交

1、移交时，验收不合格需整改；移交卷数较多的需档案馆核查完毕后再办理签收手续。

2、移交时，须打印卷内文件（移交）目录一式三份，一份装盒，两份用于来档案馆谨正楼119室办理移交手续。验收后，由移交人、接收人在移交卷内目录上签字并落款，双方各执一份备查。

五、各类档案移交时间

1、各类综合文件材料：每年5月底前将前一年度形成的文件材料立卷归档移交。

2、教学类材料：学生成绩表及毕业证发放登记表、学位证发放登记表等学籍管理材料，应在完成一个培养周期（即学生从入学到毕业）的当年9月至10月整理立卷，12月底前立卷归档和移交。

3、科研课题材料：应在课题结题或鉴定1个季度内立卷移交科研项目管理单位，科学技术研究院和哲学社会科学研究院在收到结题材料3个月内整理移交归档。报奖的科研成果材料，在申报、评奖活动结束2个月内，由科学技术研究院或哲学社会科学研究院移交归档。暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后2个月内归档移交。

4、基建工程项目材料：在工程项目竣工验收后2个月内立卷归档；大型维修、改造项目材料，在维修、改造项目活动结束后2个月内立卷归档。因故不能在2个月内完成的，应提前说明原因，最迟在6个月内立卷归档移交。

5、财会档案：于次年第一季度整理立卷，档案材料暂由财务处保管2年，期满后的次年5月底前向档案馆移交。

6、仪器、设备档案：验收完毕，投入使用后的2个月内（引进设备为试用期满后2个月内）归档。

7、临时性机构产生的文件材料：在临时性机构工作完成后的2个月内立卷归档；全校性重大活动产生的文件，在活动结束后2个月内立卷归档和移交。

8、声像、照片资料：在制作完成后3个月内立卷归档移交。